Freelance | 10 règles d'or pour écrire des mails exemplaires

Montpellier Business School
Chef de projet innovation & Business développement @Laboratoires Audevard
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Peu importe notre place dans l'entreprise, nous envoyons régulièrement des mails. En règle générale, ce n'est pas quelque chose que l'on assimile dans une école mais plutôt au gré de son expérience.

Et parfois, quand on apprend par soi-même sans être accompagné, cela peut donner lieu à l'émergence de mauvaises habitudes.



C'est sans doute la raison pour laquelle beaucoup de personnes, y compris des individus ayant parfois un haut niveau de responsabilité commettent des erreurs qui peuvent les décrédibiliser et qui ont un impact considérable sur leur leadership.

Dans cet article, nous allons voir quelques règles simples que vous devez vous approprier afin d'affiner un peu plus votre professionnalisme, car en effet, la rédaction d'un mail est beaucoup plus subtile qu'elle n'y parait.



1 - Soignez l'objet de votre mail.


Pensez à la personne qui recevra votre courriel : entre tous les mails non lus et les spams, si vous mettez un objet reflétant bien le contenu de votre texte, vous lui faciliterez la tâche. C'est une façon simple et rapide de faire bonne impression.

Soyez bref. Utilisez une ponctuation correcte et employez des mots clés.

2 - Soyez poli et surtout en phase avec l'interlocuteur



Le mail est censé être un élément plus informel qu'une lettre papier. Mais gardez en tête que vous devez maintenir de bonnes manières pour éviter de devenir familier. Dès le début, synchronisez-vous avec votre interlocuteur :

  • Pour un collègue proche, un " Salut XXXXX " fera l'affaire. Certes, il s'agit du monde de l'entreprise mais ce n'est pas une raison pour changer de personnalité et adopter un ton froid.

  • Pour une prise de contact, " Bonjour Madame, Bonjour Monsieur ". Si vous connaissez le nom et le sexe de la personne, c'est encore mieux. Préférez " Bonjour Madame/Monsieur XXXXX ".


3 - Soignez votre orthographe et sortez du lot


Nous sommes actuellement en plein cœur d'une révolution digitale. A l'heure où les messageries instantanées (ex : Messenger ou Whatsapp) et les réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Instagram etc.) prennent une place de plus en plus importante dans nos vies, la familiarité de ces outils nous rendent parfois moins vigilants sur notre orthographe.

Selon le Baromètre du Numérique, 59% des français ont utilisé des réseaux sociaux en 2017. Ce qui peut expliquer une dégradation du niveau d'orthographe général au fil des années : utilisation accrue d'expressions, raccourcis et abréviations donnent lieu à de mauvaises habitudes, smileys, etc.

Si vous faites partie de ces personnes qui ont eu la chance de bien assimiler les cours de l'école primaire, vous avez gagné du temps. Vous avez donc l'opportunité de vous démarquez un peu plus de la masse en étant irréprochable sur le contenu de votre mail et la façon dont il est rédigé.


Pour aller plus loin : 5 outils pour contacter la terre entière par email



Il est courant de voir des fautes dans les mails. En revanche, certaines sont, à mon sens, plus pardonnables que d'autres : s'il s'agit d'une faute de frappe, cela n'a pas d'importance ; si vous faites des erreurs de conjugaison ou de grammaire à répétition, cela pourra laisser une impression de " laxisme " chez le lecteur.

Si vous voulez commencer à faire des efforts sans vous investir dans un programme de remise à niveau, vous pouvez pré-rédiger vos mails sur la plateforme "BonPatron.com". C'est gratuit et cela vous aidera à enlever les imperfections importantes. Il ne vous corrigera pas intégralement votre écrit mais il peut vous souligner un bon nombre de fautes qui limiteront la casse.






4 - Maîtrisez les différents champs destinataires (" À " ; " Cc " ; " Cci ")


Quand on travaille à plusieurs, on se retrouve confronté(e) à l'exercice du mail collectif. Lorsque vous vous adressez à un groupe de personnes, que cela soit par mail ou de vive voix, vous devez capter l'attention.

A ce titre, lors d'un travail de groupe, soyez précis sur les différents champs de destinataires.

" À " (Destinataires): ne mettez que les personnes à qui vous vous adressez directement.

" Cc " (En copie): il s'agit là des personnes qui sont concernées par le sujet que vous abordez mais qui n'ont que besoin d'être informés. Elles n'ont pas vocation à répondre, juste savoir ce qui se trame.

" Cci " (En copie cachée) : cette fonction qui permet d'envoyer à un ou des destinataire(s) la copie d'un message, sans que les autres récepteurs ne s'en aperçoivent lorsque les adresses mail de ces derniers sont rentrées dans ce champ.

5 - Pensez à vos pièces jointes


Cela peut va vous paraître évident, mais je mentionne cet élément uniquement pour que vous le gardiez en tête. Même si cela arrive à tout le monde, il n'en demeure pas moins que si cela vous arrive souvent, cela peut être vu comme un manque de sérieux. Surtout si vous le combinez à d'autres erreurs mentionnées dans cet article.

Si cela arrive, il vous suffit de renvoyer rapidement le mail correctif avec les pièces oubliées et un petit mot d'excuse.




6 - Bannissez la ponctuation excessive


A mon sens, c'est l'un des points les plus importants de cet article. Beaucoup de personnes ne se rendent pas compte à quel point leur ponctuation a un impact crucial sur la compréhension d'un mail.

Voici quelques exemples d'éléments à ne jamais incorporer :

  • Des points d'exclamation/interrogation à répétition : Vous donnerez l'impression d'être en colère, agressif ou bien pire, d'être quelqu'un qui a du mal à gérer ses émotions. Quand il s'agit d'un manager, il ne donne pas envie de croire en lui.

  • Des mots soulignés, mis en gras et en couleur : idem, il en découlera le même sentiment d'agressivité non nécessaire.

  • Des points de suspension à répétition : votre destinataire aura l'impression que vous laissez des sous-entendus ou bien que c'est à lui de comprendre le reste de la phrase par lui-même. C'est très agaçant et peut porter à confusion. Les points de suspension sont généralement utilisés pour représenter l'hésitation ou solliciter l'imagination du lecteur. Utilisez-les à bon escient.

En réalité, la liste peut vite s'allonger si on continue ainsi à tous les énumérer. Mais si vous évitez ces quelques défauts, vous aurez déjà fait un grand pas dans la gestion de vos relations professionnelles par mail.






7 - Laissez les smileys et Emojis à vos amis


Même si les mails sont moins formels qu'une lettre, il n'en reste pas moins qu'il s'agit d'un courrier un minimum codifié. Ils sont plus rigides qu'un SMS et c'est la raison pour laquelle trop de familiarité avec certains interlocuteurs peut vous faire perdre en crédibilité : c'est comme si vous ne preniez pas votre travail au sérieux.

Un smiley à un collègue proche ne pose absolument aucun problème. En revanche, à votre supérieur hiérarchique ou à d'autres personnes que vous ne connaissez pas bien, cela peut être interprété par certains comme un manque de maturité dû à la légèreté de votre message. Tout dépend de la relation que vous avez avec votre environnement de travail.


8 - Participez à l'amélioration de la productivité de vos collègues en bannissant les mails " imposants "


Au collège, pour les rédactions, les enseignants de Français nous demandaient déjà de faire des phrases courtes et simples pour que vos propos soient plus facilement compréhensibles. Sur un mail, même topo. Sans qu'on s'en rende compte, cela a un impact important sur la productivité d'une équipe lorsque l'on s'étale en rédigeant des phrases inutiles.

En entreprise, votre temps est précieux mais, celui de vos collègues aussi. Participez activement à l'amélioration de la qualité de vie collective au bureau en écrivant des mails concis, précis et qui seront rapidement compris. Pour peaufiner le tout, pensez à aérer vos propos en sautant de lignes et à aller à la ligne pour chaque idée. Cela donnera une impression de fluidité et de clarté chez votre lecteur.




9 - Choisissez la bonne formule de politesse


Je recommande d'adapter votre formule selon votre interlocuteur ou même de ne pas mettre de formule, et simplement finir par un " Bonne journée à toi/vous " si c'est un collègue avec que vous connaissez. Au gré de nos expériences en entreprise, on a tendance à penser qu'il faut mettre une formule de politesse à chaque fois car c'est une habitude qui est rentrée dans l'inconscient collectif.

Si vous tenez à mettre quelque chose, le " Bien à vous/toi " est assez passe-partout et rend la fin moins impersonnelle que le fameux " Cordialement " bien trop formel pour certains. Dans tous les cas, pensez à être en phase avec votre interlocuteur.

Voyez par vous-même dans cette petite chronique RH de Laure Closier sur BFM Business qui vous montrera en 2min que ce n'est jamais gagné d'avance.


10 - Soignez votre sortie


Votre signature ne doit pas toujours se limiter à votre nom et prénom. Pour les personnes que vous ne côtoyer pas souvent, pour un prospect ou bien même pour un partenaire de travail, votre signature électronique représente en quelque sorte votre carte de visite.

Il vous suffit simplement de rajouter au moins un numéro de téléphone où on peut vous joindre et/ou une adresse postale. Ça ne coute rien et vous montrez une dernière fois votre degré de professionnalisme.



En résumé : peut-être en aviez-vous déjà pris conscience avant cet article mais la rédaction d'un mail peut donc s'avérer plus complexe qu'elle n'y parait. Que vous vous appropriez ou non ces conseils, gardez toujours à l'esprit que ces courriers électroniques vous reflètent aux yeux de tous vos collaborateurs.


Alexandre Coulaud @Laboratoires Audevard
#Business Plan, #Social Media, #Rédaction