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Brief freelance : les 5 étapes à ne pas rater

Cet article est la seconde et dernière partie de notre série sur “apprendre à briefer un freelance”Dans l’article précédent, nous avons vu ensemble pourquoi il est important de prendre le temps de briefer un freelance avant le démarrage de la mission.

Pour les retardataires : Pourquoi est-il indispensable de briefer un freelance avant de démarrer votre mission ?

On y est. Vous avez trouvé votre perle et vous êtes sûr de votre choix. La mission va bientôt démarrer…

Dans cet article, nous allons nous focaliser sur les clés et les étapes à ne manquer sous aucun prétexte pour rédiger un bon brief freelance :

  • Trouver le meilleur freelance (1)
  • Réussir le cadrage de la mission (2)
  • Partager vos processus, l’indispensable (3)
  • Détailler les spécificités de la mission (4)
  • Accompagner son intégration (5)

Let’s go ! Mission : construire le brief parfait.

 

Étape 1 : Trouver le meilleur freelance

Recruter un freelance, ce n’est pas arrêter de travailler, désolé. C’est intégrer, temporairement, un nouveau membre au sein de votre équipe.

Vous devez donc vous assurer qu’il soit capable de travailler avec vous. On parle ici de soft skills : de son sens du contact à son adéquation à votre culture d’entreprise, en passant par sa capacité à respecter les délais, à rester calme et professionnel en cas d’imprévu. 

Notre conseil : prenez le temps d’échanger avec lui, par écrit ou directement en physique pour établir un premier contact plus informel entre vous et lui.  C’est dans ces moments-là que vous êtes capable d’évaluer rapidement deux points :

  • Son niveau de compétence pour vous accompagner sur vos problématiques
  • Sa capacité d’adaptation à intégrer une nouvelle équipe, en s’adaptant facilement aux processus en place

La prise de contact

Lors de cette phase capitale, vous obtiendrez des éléments essentiels sur :

  • Sa qualité de rédaction (dans le cas d’un rédacteur, community manager, ou s’il doit rendre des rapports écrits)
  • Son professionnalisme
  • Sa rapidité à vous répondre
  • Son adaptabilité

Dans mon cas, lorsque je travaille avec des freelances, trois points sont importants :

  • Le sens du détail
  • La capacité à rester calme en toute circonstance
  • L’humilité dont il fait preuve

Ne soyez pas trop exigeant sur le chapitre humain. J’ai découvert au fil des années qu’un bon entretien, même à distance, par téléphone, visio ou mail, donnaient un certain nombre d’informations précieuse sur la personne. 

Maintenant que vous avez validé la collaboration, votre travail ne s’arrête pas là. Votre prochain objectif est de lui faciliter le travail au maximum. Attention, je ne parle pas de faire son travail, mais bien de lui donner toutes les informations nécessaires afin qu’il puisse être opérationnel rapidement. 

 

Étape 2 : Préparer le cadrage, indispensable

Configurer un plugin de sécurité pour un site WordPress ou monter un plan marketing sur six mois pour le lancement d’un nouveau produit stratégique, ce n’est pas tout à fait la même chose.

Dans le premier cas, vous pourrez vous contenter d’une simple page d’explications.

Dans le second, il est possible que le brief inclue un cahier des charges, un brand book, une présentation complète des fonctionnalités du produit, mais aussi un audit des canaux digitaux que vous utilisez, une charte éditoriale…

Lors d’un brief freelance, le cadrage du projet est le minimum viable et vital. C’est ce qui reste quand vous avez épuré tout le reste. S’il n’est pas fait correctement, vous avez toutes les chances pour que le freelance aille dans la mauvaise direction et vous propose un livrable qui ne correspond pas à votre vision de la mission. 

Lorsque j’ai commencé à être indépendant et à travailler en tant que freelance, je n’avais pas de cadrage précis. Je ne relançais pas le client, en pensant que j’y arriverai très bien sans. Erreur ! Le jour où un client m’a demandé de créer un site corporate en quinze jours, nous avons tous les deux perdu trois semaines…

Malgré mon expérience, j’ai cumulé les erreurs. Je suis parti tête baissée, sans cahier des charges, avec un rapide brief composé de quelques échanges de mails entre cinq personnes d’avis différents. Sans surprise, ma proposition de site a été refusée puisque le DG voulait simplement le clone d’un site concurrent.

Facile à faire, difficile à prévoir sans brief clair. 

 

Cadrage : ce qu’il ne faut pas oublier

Voici la première et la plus importante partie de votre check-list.

Cochez ces questions à mesure que vous progressez dans la création de votre brief freelance :

  • Qui êtes-vous ? Quelle est la mission de votre entreprise ?
  • Votre mission en un paragraphe : pourquoi ? Quels objectifs temporels, chiffrés ?
  • En fonction de la complexité du projet : un cahier des charges complet.
  • Expliciter précisément les livrables attendus et les dates de remise.
  • Si vous avez déjà réalisé des projets similaires, fournissez-lui des exemples commentés.
  • Mettez-vous d’accord sur le budget et prévoyez les risques de glissement.
  • Précisez le nombre d’allers-retours que vous souhaitez.
  • Demandez un contrat correspondant très précisément et formellement à ce que vous attendez.

 

Étape 3 : Définir le processus, arme fatale

Votre équipe est très organisée ? Ou alors pas du tout ? Dans un cas comme dans l’autre, vous avez sans doute des processus définis, et une façon de travailler qui vous est propre. Si ce n’est pas le cas, profitez de votre collaboration avec un freelance pour y réfléchir. Cette étape est souvent ignorée, et c’est pourtant celle qui m’a permis plus d’une fois de débloquer un freelance qui n’avançait plus.

Notre conseil : Vous pouvez construire avec lui une liste de tâches unitaires, les plus simples possibles.

La checklist de cette troisième étape a pour objectif de fluidifier la manière dont vous allez travailler avec le freelance. Construisez-la comme un entonnoir pour le cadrer, le rassurer et faire gagner du temps à tout le monde sur le moyen terme. 

Idéalement, organisez cette session de travail dans vos locaux. La visioconférence est une autre solution. Le contact visuel est primordial. En trente minutes maximum, vous reviendrez sur votre cadrage, vous noterez les premières recommandations de votre freelance, et vous évaluerez son degré d’autonomie. 

Laisser un freelance complètement seul est rarement une bonne idée. Et quand vous le faites, difficile de revenir en arrière. La mise en place de plages d’astreinte est peu utilisée mais très efficace. Elles varient en fonction des projets mais imposent à votre freelance d’être 100% disponible sur ces créneaux. Il peut s’agir de sessions de travail collectives avec votre équipe, de faire un point, ou encore de gérer des éventuelles urgences. Vous saurez par exemple que tous les lundis de 14 h à 17 h, le freelance sera entièrement dédié à votre mission. 

 

Construire une liste de tâches unitaires

La fin de votre entonnoir est une liste des tâches à effectuer. Idéalement, vous arrivez à définir avec votre freelance des tâches à terminer entre une et quatre heures, qui ne seront pas morcelées en plusieurs sessions de travail, et qui pourront se réaliser dans l’intervalle d’une journée.

  • Réalisez une première session de travail rapide.
  • Affectez-lui une personne : définissez un interlocuteur direct pour toute la durée de la mission.
  • Partagez votre outil de gestion de projet : Trello, Asana, Slack ou Notion.
  • Définir une ou plusieurs plages d’astreinte dans la semaine, qui vous sont réservées.
  • Validez les tâches une par une, et suivez l’avancement quotidiennement si besoin.

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Étape 4 : Détailler les spécificités, pour les orfèvres

Vous vous dites peut-être depuis le début de cet article qu’un bon brief freelance dépend surtout du type de mission qu’on lui demande de remplir. Vous avez raison. Mais vous savez également que la difficulté majeure, lorsqu’on recrute un profil de spécialiste, c’est de ne pas vraiment savoir quelles questions lui poser, ni quelles indications lui donner.

Si vous avez coché les trois mini checklists précédentes, vous êtes a minima parvenu à clarifier votre projet, à rendre votre contexte d’entreprise et de missions compréhensibles. 

Chaque prestation dispose de sa liste de questions-types. Une recherche Google, un entretien avec un spécialiste au sein de votre entreprise ou votre réseau, peuvent vous aider à déterminer les 5 questions indispensables à poser en fonction de la mission que vous allez déléguer. Inutile d’en poser davantage, ciblez et soyez précis.

 

L’exemple du web designer

Pour être le plus concret possible, prenons maintenant un exemple. Vous recherchez un web designer.

Après vous être assuré que vous n’aviez pas besoin d’un graphiste, d’un designer UX ou d’un intégrateur, posez-vous les 5 questions suivantes. Elles vous donneront des éléments de brief spécifiques :

  • Est-ce que le style du web designer convient à ce que je recherche ?

Brief : allez voir les projets réalisés par le freelance. Choisissez quelques projets qui vous conviennent pour qu’il puisse éventuellement s’en inspirer pour votre projet. 

  • Qui va se charger de développer mon site une fois le design terminé ? Est-ce inclus dans ma prestation ?

Brief : posez des questions au freelance sur la mise en oeuvre opérationnelle de son travail. Briefez-le ensuite sur les éventuelles répercussions au niveau des délais, de l’organisation et du budget.

  • La maintenance est-elle inclue ? Puis-je m’en occuper moi-même ou est-ce que j’aurai besoin d’engager quelqu’un ?

Brief : si vous êtes capable d’effectuer les opérations de maintenance en interne, dites-le rapidement. Et si vous avez besoin de prestations supplémentaires une fois la mission terminée, discutez-en. 

  • Quels types de fichiers vais-je recevoir ?

Brief : recevoir un logo en .jpg, ce n’est pas la même chose que de l’avoir en vectoriel. Et c’est encore différent de posséder le fichier source, que vous pourrez retoucher ou faire retoucher par un nouveau designer, le cas échéant. Assurez-vous, dès le brief, de disposer de toutes les sources sans restriction.

  • Est-ce que le designer sera disponible si j’ai besoin de révisions ou de modifications ? Quels seront les coûts ?

Brief : le web designer demande souvent au client une grosse capacité d’abstraction en cours de projet. Il est possible que vous ne vous rendiez pas compte de modifications importantes une fois votre site en production. Anticipez ce cas de figure.

 

Étape 5 : Réussir l’intégration, pour sa motivation

À ce stade de votre brief, votre nouveau freelance devrait être ravi. Il est maintenant temps de passer à l’action ! 

Maintenant que vous avez fait votre brief freelance (et dès le départ de toute collaboration)vous devez être attentif aux quatre points suivants :

  • Suivez tous les points du brief freelance avec rigueur
  • Impliquez le freelance dans votre succès : lui faire des feedbacks réguliers, qu’ils soient négatifs ou positifs. Vous pouvez aussi l’impliquer dans vos réunions
  • Faites en sorte qu’il n’ait pas l’impression d’être juste un simple prestataire
  • Étonnez-le : faites-lui confiance, payez-le sans qu’il ait à vous relancer, et n’oubliez pas de recommander son profil sur crème de la crème

 

Et après ?

Si vous faites appel de façon régulière à des freelances, vous allez très vite améliorer votre processus de brief.

Utilisez la checklist que nous vous avons proposé comme un mode d’emploi à faire évoluer et à adapter à chaque nouvelle mission. 

Freelances ou entreprises, n’hésitez pas à nous partager en commentaire vos retours d’expériences ! 👍🏼

Télécharger la liste en PDFBrief Freelance – L’ultime checklist

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Philippe Billard, fondateur de Il est 5 heures, marketing digital et amorçage d’entreprise.

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