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Quand externaliser une mission et faire appel à un freelance ?

Qu’ils soient Entrepreneurs, Directeurs Marketing ou Directeurs des Ressources Humaines, de plus en plus d’acteurs de l’entreprise se rendent compte qu’ils vont devoir compter avec les freelances.

Une nouvelle étude du cabinet Korn Ferry montre que 42 % des recruteurs prévoient d’augmenter dans les prochaines années le nombre d’indépendants qui travaillent déjà à leurs côtés.

On parle ici d’experts, ultra-qualifiés dans leur domaine, capables de vous aider en apportant à votre entreprise une vision et une compétence particulièrement recherchée.

Le nombre de freelances a triplé en 10 ans. De nombreuses entreprises voient dans ce développement l’opportunité de rester dans la course à l’innovation.

Mais pour une entreprise, externaliser une mission ne doit pas être fait au hasard. C’est une décision stratégique, pour laquelle il faut se poser des questions dès maintenant !

À quel moment est-il judicieux de confier une mission à un freelance ? Quelles sont les réflexions à avoir avant de collaborer avec un freelance ?

Dans cet article, nous verrons :

 

Votre mission peut-elle être externalisée ?

1. Le projet nécessite une compétence que vous n’avez pas en interne

En pleine période de transformation digitale des entreprises, il peut arriver que vous n’ayez pas en interne toutes les compétences nécessaires à la réalisation d’un nouveau projet.

Il y a une dizaine d’années, nous imaginions difficilement la rapidité avec laquelle les nouvelles technologies investiraient le monde de l’entreprise. De nombreux outils permettent aujourd’hui aux entreprises d’être plus innovantes et de rester compétitives sur leur marché. Encore faut-il les maîtriser…

Dans ce contexte, faire appel à un freelance peut être la solution adéquate lorsqu’il vous manque une compétence spécifique.

Prenons l’exemple d’un site de e-commerce en ligne. Cet exemple peut s’appliquer à une PME, comme une grande entreprise de retail par exemple.

Vous constatez qu’un nombre élevé de visiteurs ayant sélectionné des articles dans leur panier n’achètent finalement pas. Le cycle d’achat n’est peut être pas suffisamment optimisé.

  • “Comment en être sûr ? Quelles sont mes datas à disposition ?”
  • “Comment mieux optimiser mon processus d’achat ?”
  • “Comment améliorer mon taux de conversion ?”

Vous n’avez peut-être pas toutes les compétences en internes pour pouvoir répondre à ces quelques questions. Il sera alors judicieux de travailler avec un freelance expert sur ce genre de problématiques spécifiques au e-commerce. Là où une agence n’aura peut être pas suffisamment de compétences pour vous accompagner sur ces sujets.

 

2. Votre besoin est urgent

Externaliser une mission permet à une entreprise de bénéficier très rapidement de talents experts, aux compétences uniques.

Aujourd’hui, pour répondre à des problématiques digitales très spécifiques comme l’analyse de vos données, l’expérience utilisateur ou la conception d’applications web, vous avez avant tout besoin d’une expertise.

Difficile de trouver le bon profil lorsqu’on ne connaît pas du tout la compétence que l’on recherche. Certaines plateformes de freelances vous accompagne dans la définition de votre besoin et la recherche du freelance le plus pertinent pour y répondre.

Le sourcing est alors beaucoup plus rapide que si vous le réalisiez en interne, car il est effectué par des professionnels qui savent identifier les besoins digitaux des entreprises, et trouver le profil le plus pertinent.

Externaliser une mission vous permet d’être plus agile et d’obtenir une réponse plus rapide. Vous gagnez en réactivité en vous assurant d’avancer rapidement sur vos missions. Il n’est pas dans l’intérêt d’un freelance de faire traîner une mission.

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3. Votre besoin est ponctuel

Certaines activités ou certains secteurs se prêtent plus que d’autres à une collaboration avec des freelances.

Il y a d’abord des activités, qui à un instant T ne nécessitent pas qu’une personne y consacre un temps plein. Prenons l’exemple de votre présence sur les réseaux sociaux. Si vous souhaitez la développer, vous serez probablement amené à vous poser les questions suivantes :

  • Ai-je besoin d’une personne à plein temps sur ce poste ? 
  • Est-ce que je dispose de ces compétences en interne ? 
  • Puis-je mobiliser un des salariés de l’entreprise sur cette tâche  ? 

Pour des tâches qui ne nécessitent que quelques heures par semaine, externaliser est souvent une solution efficace. En effet, vous aurez affaire à un spécialiste qui sera opérationnel très rapidement.

Posez-vous également la question du temps nécessaire à la réalisation de ces tâches à l’échelle d’une année. Chez crème de la crème, un de nos clients dans le retail fait appel à des freelances designers pour les accompagner sur l’ouverture de nouvelles boutiques, partout dans le monde. Cette activité n’est pas toujours linéaire. Pour certains pics, l’entreprise a besoin d’être renforcée.

À l’inverse, nous avons déjà accompagné des entreprises sur des projets plus ponctuels comme le développement et le déploiement d’une application d’onboarding pour l’arrivée des nouveaux collaborateurs.

En résumé, si le temps à consacrer à une tâche est variable au cours de l’année, il est intéressant d’avoir recours à un freelance puisque vous payez pour un besoin clairement défini, qu’il soit ponctuel ou plus régulier. 

 

Quand faut-il externaliser une mission en freelance ?

En réalité, il n’y a pas de moment parfait pour externaliser une mission. Ou plutôt, j’aurais tendance à dire que c’est toujours le bon moment.

Les points vus précédemment, liés à une problématique spécifique sont, selon moi, les plus importants à considérer avant de travailler avec un freelance.

Mais la situation de votre entreprise est également à prendre en compte. Regardons ensemble quatre contextes structurels propices à une collaboration freelance.

 

“Mon activité se développe et je manque de temps”

Votre activité commence à bien fonctionner, mais vos équipes n’arrivent pas à dégager assez de temps pour tout bien gérer. C’est le moment de vous poser et de vous demander quelles sont les tâches qui vous prennent beaucoup de temps en interne et que vous pourriez externaliser.

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Vous avez besoin de lancer rapidement plusieurs projets stratégiques à l’aide de vos équipes. Travailler avec un freelance peut vous permettre de gagner rapidement en expertise sur un sujet spécifique. C’est aussi l’opportunité pour vos collaborateurs d’apprendre à travailler différemment avec de nouvelles méthodes de travail.

La vision extérieure d’un freelance lui permettra de prendre du recul sur votre activité, l’organisation de vos équipes, pour vous accompagner de manière efficace sur une période de temps donnée.

 

“Je n’ai pas le budget pour recruter un CDI”

Pour une entreprise et notamment les petites structures, le budget peut parfois manquer sur un nouveau recrutement. Si vous avez besoin d’une compétence technique, recruter un développeur à temps plein peut très vite devenir inabordable. Externaliser ponctuellement une mission sera beaucoup plus avantageux, car vous ne paierez que pour ce dont vous avez besoin. De plus, cela réduit considérablement les coûts de fonctionnement.

 

“Je n’arrive pas à trouver le bon profil à recruter”

Le temps passé sur un recrutement peut très vite devenir chronophage. Vous cherchez le meilleur profil, et d’autant plus si c’est un poste stratégique. Dans ce cas, passer par un freelance peut être une option intéressante. En plus de vous épargner le sourcing, vous êtes plus à même de changer après quelques mois, en cas de problème.

 

Cadrer votre projet avant d’externaliser une mission

Pour terminer cet article, voici quelques conseils afin de bien préparer la mission en amont de son démarrage.

Bien cadrer votre projet est indispensable et comporte deux avantages non négligeables.

  • Si votre brief est clair et détaillé, vous multipliez les chances d’intéresser les bons freelances dès le départ. Ils pourront se projeter rapidement et vice-versa.
  • Vous évitez également les mauvaises surprises en validant en amont la maîtrise des outils que vous avez l’habitude d’utiliser et les compétences demandées.

Sur ce dernier point, les plateformes de freelances peuvent vous aider à mieux cadrer votre brief et évaluer la pertinence d’un profil.

 

Se poser les bonnes questions

Voici quelques questions à vous poser pour y voir plus clair sur votre besoin et le profil que vous recherchez pour vous accompagner.

  • Quels sont vos objectifs à court terme ? À long terme ? Ils doivent être chiffrés ou correspondre à des livrables clairs (une landing page, un ebook, …).
  • Avez-vous un cahier des charges à fournir sur des missions techniques ?
  • S’agit-il d’une mission ponctuelle ou récurrente ?
  • Quelles sont vos échéances ?
  • Quel est votre budget journalier ? Les freelances ont l’habitude de facturer au TJM (Taux Journalier Moyen).

Il y a quelques semaines, nous avions publié un article complet sur la façon de réfléchir et d’écrire un brief pour un freelance :  les 5 étapes à ne pas rater pour briefer un freelance.

 

En bref, ayez une vision globale !

Pour savoir si c’est le moment pour votre entreprise d’externaliser une mission, se fier à son instinct n’est pas suffisant. Interrogez-vous quelques instants en vous posant les bonnes questions :

  • La mission se prête-t-elle à une collaboration avec un freelance ?
  • À quel moment faut-il externaliser mon besoin ?
  • Comment bien cadrer cette collaboration ?

Ce questionnement fait en amont vous permettra d’être beaucoup plus serein quant à la pertinence de votre décision. Il ne reste plus qu’à vous lancer !

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Jeanne Deplus, Content Marketer @ crème de la crème. 

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