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Freelances : Comment organiser son temps entre plusieurs clients ?

Vivre l’aventure du freelancing, c’est avoir la chance de travailler sur des projets novateurs, de rencontrer des personnes aux ambitions folles ou encore de décrocher le projet du siècle ! Être en freelance implique également de pouvoir choisir ses missions et ses collaborateurs. Et il y aura des moments où vous aurez un planning particulièrement chargé.

Vous êtes du genre gourmand, dans une bonne dynamique ? Toutes les plus belles opportunités vous sont tombées dessus au même moment ? Il s’avère alors essentiel de bien organiser votre temps. Quand on travaille pour différents clients au même moment, organiser son temps est indispensable et conditionne la réussite de vos projets. Du côté de vos clients, mais aussi du votre !

Dans cet article, vous découvrirez comment :

  • Trouver l’option qui vous convient le mieux
  • Compartimenter efficacement votre temps entre plusieurs projets
  • Gagner du temps sur la gestion de vos relations clients

Choisir un gros projet ou plusieurs projets récurrents

Avant tout, il est important de bien comprendre ce que l’on entend par gros projet.

En réalité, il en existe principalement deux types. Il y a le cas d’un projet pour une entreprise grand compte, sous-entendu, qui génère un chiffre d’affaires important. Ou alors un projet d’envergure pour une startup ou une PME, dont vous vous occupez du début à la fin. Habituellement, dans les deux cas, le projet est conséquent. Soit par la charge de travail qui peut s’étaler sur plusieurs semaines voire plusieurs mois. Soit par le degré de responsabilité engagée par le projet. Dans tous les cas, le projet proposé engagera une somme d’argent importante et votre rémunération suivra !

D’un autre côté, collaborer sur des missions plus restreintes vous amènera à travailler sur des projets moins étalés dans le temps. Ces missions sont souvent moins rémunératrices, mais ce type de clientèle aura potentiellement des besoins plus réguliers. C’est un aspect à prendre en compte et qui peut vous apporter en sécurité.

 

Trouver l’option qui vous convient

Il vous faut alors trouver l’option qui vous convient le mieux en fonction votre manière de gérer votre temps, de votre trésorerie et de votre spécialité. Certaines personnes préféreront jongler entre 15 missions différentes plutôt que de travailler sur 3 gros projets. En terme de gestion des risques, cette option peut paraître plus rassurante car vos rentrées d’argent mensuelles ne dépendent pas d’un ou deux collaborateurs. De la même manière, avoir de nombreux clients vous permet de rebondir rapidement en cas d’abandon express du projet par l’entreprise. 

Si vous êtes de nature à relever tous les challenges, il peut alors être astucieux de trouver un juste-milieu entre ces deux manières de fonctionner. Vous pouvez par exemple vous assurer une certaine quantité de petits clients, réguliers si possible, pour vous garantir une certaine rentrée d’argent. À côté, effectuez un projet de plus grande envergure sur le mois. 

 

Organiser son temps : compartimenter pour être efficace

Lorsqu’on est freelance, il est absolument nécessaire de comprendre que le temps est notre ressource la plus précieuse. C’est en l’optimisant que l’on parvient à travailler plus efficacement. 

Organiser son temps permet d’atteindre facilement les résultats espérés. Mais surtout de le faire de manière plus sereine et de garder du temps pour soi.

 

Prendre le temps et hiérarchiser

Travailler avec plusieurs clients implique plusieurs deadline à respecter. Lorsque vous le pouvez, il est préférable d’étaler ces dates et de hiérarchiser vos différentes missions par ordre de prioritéDe plus, si vous travailler avec plusieurs clients, ceux-ci doivent le savoir. En leur expliquant, cela vous donne la possibilité de fixer vous-même vos deadline, ce qui est bien mieux. Réussir cet exercice est au fondement de votre organisation, car il vous permettra de répartir vos tâches et d’avoir une vision très claire chaque semaine de ce que vous avez à faire.

Prenez également en compte le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche. Avec l’expérience, vous en aurez une vision de plus en plus précise. Cela vous permettra d’anticiper. Et si vous savez à l’avance que vous ne pourrez travailler que deux heures un lundi matin, évitez de vous lancer sur une tâche qui en nécessite quatre.

Pour organiser la hiérarchisation de vos tâches, l’application Todoist vous permet de les classer selon quatre niveaux de priorité.

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Parler d’anticipation m’amène à un autre point important afin de mieux organiser son temps. Tentez de toujours faire concorder le temps que vous pouvez consacrer à votre travail et le temps de réalisation d’une tâche.

Lorsque vous avez plusieurs clients, il vaut mieux éviter de travailler sur deux projets totalement différents sans prendre une pause importante. On considère qu’il faut environ 10 à 15 minutes à notre cerveau pour switcher d’un projet à un autre. Auxquelles vous ajoutez une dizaine de minutes avant d’être totalement focus sur un nouveau sujet. Pendant ce laps de temps, vous ne serez pas au maximum de vos capacité vos pensées risquent de s’entremêler. Idéalement, mieux vaut donc organiser son temps en travaillant sur un projet par jour. Mais si vous êtes amené à travailler pour différents clients un même jour, profitez de ces minutes là pour respirer et faire complètement autre chose. 

La pause déjeuner peut aussi être le moment de faire un break et de faire une transition en douceur d’un projet à l’autre.

 

La méthode Pomodoro

Pour parfaitement optimiser son temps, mieux vaut également connaître quelques basiques sur notre capacité de pleine attention. Partant du principe qu’on ne peut être pleinement concentré sur une même tâche que pendant 25 minutes, la méthode Pomodoro a été développée dans les années 80 afin de planifier son travail de la manière la plus efficace. Cette méthode de gestion du temps préconise de travailler par phases de 25 minutes, entrecoupées de pauses de 5 minutes. Puis de pauses de 15 minutes tous les quatre cycles. Allez donc y jeter un œil. Une fois la méthode adoptée, vous n’en serez que plus productif !

Pour résumer, il vous faut tout déconstruire au maximum :

  • décomposez les différents projets afin d’identifier toutes les tâches à accomplir
  • programmez-vous des horaires de travail fixes
  • répartissez les tâches sur votre planning en fonction votre propre manière de fonctionner

Sur ce dernier point, mieux vaut ne pas essayer pas d’adopter la méthode de quelqu’un d’autre. Chacun fonctionne différemment. Alors pour bien organiser son temps, l’idéal est de se créer son propre planning. Prenez plutôt en compte la facilité avec laquelle vous travaillez à tel ou tel moment de la journée. 

 

Organiser son temps : mieux gérer ses relations clients

La qualité de votre travail et la manière dont vous vous organisez passent aussi par le suivi que vous accordez à vos collaborations

Lorsque l’on travaille avec plusieurs clients, il est essentiel de savoir où l’on en est dans chacun de ses projets en cours. Parfois, le client lui-même vous demandera régulièrement de lui donner un aperçu de votre avancement.

Tout dépend du délai sous lequel vous devez fournir vos livrables et de la quantité de travail à réaliser. Dans tous les cas, il est important de tenir votre client informé des avancées importantes. Bien sûr, rien ne sert de le prévenir toutes les heures du travail effectué. En revanche, il peut être intéressant de convenir d’un ou plusieurs temps d’échange ensemble pour faire le point sur l’avancée de votre travail. Vous pourrez  lui poser vos questions si vous en avez, et répondre aux siennes.

Si vous travaillez en remote, prévoyez du temps en fin de matinée et/ou en fin de journée pour checker vos mails et entretenir vos échanges. 

Ne repoussez pas ces moments éternellement. Néanmoins, évitez de consulter vos mails pendant votre temps de travail, au risque de vous déconcentrer et d’y passer trop de temps.

 

Définir le timing en amont

Une communication efficace avec vos clients passe également par le choix du bon timing. Même si comme beaucoup de freelances, vous ne travaillez pas pendant les horaires de bureau, il vous faut tout de même trouver un moyen de dialoguer à des horaires qui conviennent à vos clients. Pour ça, parlez-en leur en amont pour trouver un mode de fonctionnement qui convienne à tous. 

Certains de vos clients auront peut être besoin de vous recevoir dans leurs bureaux au début du projet afin de vous briefer ou au cours de la mission pour faire un point. Nul besoin de vous dire qu’il est largement préférable de vous y rendre si vous le pouvez.

Au pire, proposez un call en visioconférence. Et encore une fois, travaillez pour le même projet tout le long d’une même journée. Si vous vous rendez dans les bureaux d’un client le matin, faites en sorte, par exemple, de travailler sur son projet l’après midi. De cette manière, vous restez complètement imprégné du projet et vous bénéficiez des informations issues de votre rencontre. Sinon, favorisez les rendez-vous en fin de journée : vous pourrez ainsi profiter de chaque heure de votre journée pour la clôturer sur une rencontre.

 

Penser agile

Pour gérer votre planning, inspirez-vous des pratiques agiles qui vous apprennent à gérer différentes projets à la manière d’un seul et unique projet composé de différentes tâches.

Adopter ce genre de méthode permet aussi de prendre du recul sur sa façon d’organiser son temps, et sur son propre fonctionnement.

Prévoyez par exemple des temps d’auto-évaluation en fin de journée ou en fin de semaine. Faites-vous des feedback et adaptez votre méthode en fonction.

Le matin vous pouvez également prendre un temps pour de lister les tâches qui vont occuper votre journée.

Cela étant dit, restez ouvert à l’imprévu et flexible. Organiser son temps est évidement indispensable, mais tout ne se passe jamais comme prévu. Et surtout pas à l’heure près. Le but est d’être organisé, pas de devenir névrosé !

 

Bonus : un freelance efficace prend du temps pour lui

On ne le répétera jamais assez, (Ou alors il n’y a que moi?) prendre du temps pour soi est essentiel ! Travailler avec de nombreux de clients peut s’avérez parfois assez stressant. Aussi plaisant que le travail puisse être, on peut vite se sentir sous pression. Il faut alors prendre le temps de souffler, et s’accorder du temps pour soi. Sortez, voyez vos ami(e)s, allez au cinéma, faites du sport, peu importe !

Et pour les plus ambitieux, profitez de ce temps libre pour développer vos connaissances et vos compétences.

 

En bref

Dès maintenant, organisez-vous pour ne pas risquer de prendre du retard sur un projet, ou de vous retrouver débordé ! Vous devez compartimenter et hiérarchiser les différentes tâches afférentes à chacun de vos projets. Sans oublier de définir en amont la manière dont vous allez suivre vos clients. Ainsi, vous restez maître de vos journées et gardez du temps pour vous. Et ce temps est précieux pour rester productif et motivé à long terme ! 

Axel Viersac, Freelance expert en Rédaction et Traduction d’articles dans des domaines variés

 

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