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Travailler avec un freelance : les erreurs classiques à éviter

“Je n’ai plus envie de travailler pour cette entreprise”.

C’est la première phrase que m’a dite Laura, une amie freelance que j’ai vu il y a quelques semaines. Et ce n’est pas la première à me faire cette remarque.

Alors j’ai décidé d’en faire un article.

Les freelances sont de plus en plus nombreux en France. C’est une réalité à laquelle il va falloir se faire. Nous travaillons aujourd’hui pour tout type d’entreprise : de la startup au grand groupe en passant par des associations ou des PME.

 L’objectif de cet article est de :

 

Accepter et comprendre son organisation pour mieux travailler avec un freelance

Contrairement aux pays anglo-saxons, dans lesquels le freelancing fait depuis des années partie intégrante de la vie active, en France, le freelance reste parfois une énigme pour l’entreprise.

Le travailleur indépendant est par nature très différent d’une entreprise. Le freelance est libre, maître de son temps et responsable de tous les aspects de son activité. À côté de ça, une entreprise classique possède une culture ancrée du management hiérarchisé et cultive un certain culte du secret entre ses services et ses équipes.

Il n’est donc pas toujours évident, pour une entreprise, d’appréhender sa collaboration avec des freelances.

 

Un statut aux clichés bien ancrés

Au démarrage de mon activité il y a 9 ans (et c’est encore le cas maintenant !), j’ai souvent dû faire face à des clichés.

Parmi ceux qui reviennent le plus régulièrement :

  • « Tu es freelance donc tu ne travailles pas vraiment. »
  • « Je préfère que nous fonctionnions sur un système de facturation en temps physique effectué au sein de l’agence.»
  • « Je ne sais pas vraiment ce que tu fais lorsque tu travailles chez toi… »
  • « Tu te lèves tard en fait ? » Ou encore  à 21 h « Bonsoir Marine, tu peux venir demain pour assurer une réunion ? »

Malheureusement, ces clichés ont la vie dure. Et ces remarques, somme toutes anodines, soulignent une vraie méconnaissance du freelancing.

 

Prendre le temps de connaître le freelance : ce n’est pas une option

Faute de temps ou par méconnaissance, l’entreprise accorde souvent peu de temps à l’intégration des freelances qui travaillent pour elle. Et pourtant, nous ne voulons pas être de simples prestataires. Si nous décidons d’accompagner certaines entreprises, c’est aussi parce que l’on croit au projet et à la mission.

C’est pour ces raisons qu’une bonne intégration est importante pour être plus performant.

En effet, lorsque l’on interroge la communauté des freelances, on constate que bien souvent, beaucoup d’entreprises font les mêmes erreurs récurrentes :

  • Erreurs de communication avant, pendant et après la mission
  • Manque d’intégration et de considération au sein de l’entreprise
  • Retard de paiement et perte de temps sur des soucis administratifs
  • Peu de volonté de mieux comprendre ce statut d’indépendant et le mode de travail qui va avec

 

Le freelance n’est pas un simple prestataire

Travailler avec un freelance revient à créer une relation professionnelle durable et de confiance.

Alors, comment faire en sorte que cette collaboration se passe au mieux pour vous comme pour nous ?

S’adapter et adopter de nouveaux réflexes permettra aux travailleurs indépendants de ne plus être considérés comme de simples prestataires.

Travailler avec un freelance doit désormais s’inscrire dans une logique de co-création et de partenariat. 

Bien qu’extérieur à l’entreprise, un freelance est, avant tout, un collaborateur pour un temps donné. Dans ce cadre, vous devez faire l’effort de l’impliquer et de l’intégrer à vos équipes. Cela vous permettra de créer une relation saine, de confiance et durable.

C’est la base d’une collaboration fructueuse. Les entreprises ont tendance à installer certaines barrières, sans forcément le vouloir.

De mon expérience, il est indispensable de mettre en place des processus, même très simples, pour la communication et l’intégration des freelances à vos équipes.

Faites-lui aussi confiance : il ne divulguera rien concernant votre entreprise, ni des projets sur lesquels vous travaillez. Ainsi, le freelance travaillera avec votre entreprise, et non pour votre entreprise.

C’est un détail, dont l’impact est évident dans la relation que vous allez construire avec les futurs freelances qui vous rejoindront.

 

6 bonnes pratiques pour (bien) travailler avec un freelance

01. Soyez précis sur vos attentes

La première étape : le brief ou la fiche de mission. Ce premier échange avec le freelance est primordial.

Prendre le temps de rédiger un brief complet comprenant chaque aspect de la mission est impératif :

  • périmètre d’actions
  • résultats attendus
  • deadlines et cadre budgétaires
  • déplacements à prévoir

C’est aussi normal de ne pas toujours avoir toutes les réponses sur votre brief. De mon expérience, il m’est souvent arrivé de co-construire ce brief avec mes clients. C’est notre rôle de pouvoir accompagner les entreprises dans la définition de leurs besoins et challenges du moment.

02. Faites preuve de souplesse et de flexibilité

Comme n’importe lequel de vos collaborateurs, le freelance a un planning, des obligations et également une vie personnelle. De ce fait, il n’est pas toujours disponible 24h/24h, 7j/7j.

Travailler avec un freelance implique donc de discuter et de construire ensemble le planning de la mission. Pour qu’ensuite la collaboration se passe de la meilleure des manières, définissez en amont certaines conditions : 

  • durée de la mission
  • nombre de jours dans vos locaux
  • plages horaires dédiées à votre projet

03. Créez de nouvelles façons de travailler à distance

Lorsque le freelance travaille à distance, l’erreur la plus commune est d’oublier de l’informer d’un changement concernant le projet. Il peut également s’agir d’un nouvel axe à travailler ou d’une nouvelle deadline. Faites donc attention à tenir informé votre freelance de toute mise à jour.

Le travail à distance impose de nouvelles façons de travailler, communiquer, manager. L’idée est de donner accès au freelance à toutes les informations nécessaires pour la réussite de sa mission.

Deux possibilités s’offrent alors à vous : (1) l’intégrer à vos différents outils ou (2) utiliser des outils spécifiques et partagés entre vos équipes et le freelance.

Pour cela, différents outils sont à votre disposition :

  • Google Drive et Slack pour échanger au quotidien
  • Skype ou Appear pour effectuer des calls à distance
  • Trello pour suivre les différentes étapes de la mission

 

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04. Bien communiquer toutes les informations et challenges à connaître pour la mission

Lorsqu’il intègre une équipe, un indépendant doit pouvoir immédiatement comprendre les enjeux inhérents à votre entreprise ou à votre marque. Et à ce sujet, apprenez à trier et hiérarchiser les informations. Sans ce travail préalable, le freelance avec qui vous travaillez risque de s’y perde.

Pour éviter les erreurs ou incompréhensions en cours de mission, impliquez autant que possible le freelance en lui demandant son avis sur le projet ou sur d’autres tâches en cours.

Double avantage :

  • C’est une source d’inspiration pour vous en apprenant aussi des méthodes et bonnes pratiques que les freelances ont déjà rencontrées
  • Les freelances, en ayant le plus d’informations possibles à leur disposition, seront d’autant plus enclin à challenger ses propositions.

05. Préparer correctement un onboarding

Pour instaurer une relation de travail agréable, communiquez avec des freelances comme vous le feriez avec vos salariés.

N’hésitez pas à lui faire un retour franc sur son travail et ses idées. Et partagez avec lui une victoire, lorsqu’il a participé activement au succès d’un projet.

Vous pouvez aussi l’inviter à un évènement fédérateur de l’entreprise comme un afterwork, ou encore l’inviter à venir travailler dans vos locaux.

Quand je travaille pour un client, je privilégie toujours de travailler dans ses locaux. Je présente presque cette façon de travailler comme une condition de fonctionnement. Grâce à cela, j’ai été à de nombreuses reprises conviée à participer à des événements intra-entreprises comme c’était le cas pour l’ensemble des salariés.

06. Loyauté et principes sont importants

Il y a quelques principes indispensables à respecter.

Comme dans toutes relations professionnelles, vous serez amené à discuter avec plusieurs profils avant de choisir le meilleur.

La règle est simple : prévenez ceux que vous avez sollicités qu’ils ne sont pas choisis. Cela peut passer par un simple mail ou par un sms. Et croyez-moi, l’attention est suffisamment rare pour que votre freelance la remarque.

Parlons pour finir d’un sujet crucial : la rémunération.

Les budgets sont de plus en plus serrés, et les attentes toujours plus importantes. Il est parfois difficile de composer avec son budget. Cependant, travailler avec un freelance implique de rémunérer sa prestation à la hauteur de sa valeur. Vouloir à tout prix négocier un tarif journalier ou horaire est contre-productif.

Sans accepter des prix abusifs, il faut comprendre que si le freelance a fixé un prix, c’est en fonction de nombreux facteurs. Gardez en tête qu’en général, toutes charges déduites, il touche moins de la moitié de ce qu’il vous facture.

Dans la mesure du possible, payez-les systématiquement en temps et en heure, juste après la mission. Verser un acompte en début de mission est également répandu et instaure directement un climat de confiance.

 

En synthèse

Le freelancing en est encore à ses débuts en France. Le phénomène n’est pas aussi répandu que d’en d’autres pays. Pour autant, il faut combattre les clichés parfois bien ancrés lié au statut de freelance.

Ne vous trompez pas en considérant un freelance comme un simple prestataire. Travailler avec un freelance doit s’inscrire dans une démarche de co-construction et de partenariat.

Enfin, 6 bonnes pratiques à garder en tête : 

  • Soyez précis sur les rendus que vous attendez
  • Soyez flexible et agile (le mot est à la mode)
  • Mettez en place une nouvelle organisation pour faciliter le travail à distance
  • Communiquez les bonnes informations au bon moment
  • Préparez l’accueil et l’onboarding d’un freelance
  • Respectez quelques principes de bases (mais indispensables)

 

 Marine Gatineau-Sailliant, est une freelance de la communauté crème de la crème. Spécialisée en tant que consultante en stratégie digitale depuis 9 ans maintenant. De la stratégie à l’opérationnel, elle propose des solutions 360° pour toutes les problématiques marketing de ses clients. 

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